La communication des Archives communales
L'accès aux archives publiques est réglementé par deux lois actuellement en vigueur :
- La loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, codifiée au livre III du Code des relations entre le public et l'administration (CRPA), qui institue le principe de liberté d'accès aux documents administratifs.
- La loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives, codifiée dans le Code du patrimoine.
Toute personne majeure peut consulter gratuitement les archives publiques. La consultation s'effectue sur place en présence d'un agent communal et dans une pièce autre que le local de conservation des archives, afin de garantir la sécurité et la bonne conservation des documents. L'accès aux locaux de conservation est strictement interdit au public.
Le lecteur ne pourra consulter qu'un seul document à la fois. Les documents d'archives ne peuvent être prêtés à l'extérieur de la mairie. Lorsqu'ils existent, des reproductions numériques des documents (registres en ligne, actes d'état civil, listes de recensement de population) seront à privilégier.
Les archives qui sont confiées au lecteur sont uniques et fragiles. Il lui est demandé d'en prendre le plus grand soin : manipuler les documents avec précaution, ne pas modifier l'ordre original dans lequel ils ont été classés, ne pas s'appuyer sur les documents, ne pas les annoter, ni mouiller son doigt pour tourner les pages.
Il est également interdit de photocopier les registres reliés. Le lecteur peut utiliser un appareil photo personnel, sans flash, pour un usage personnel. Il est enfin interdit d'écrire sur une feuille ou un cahier posé sur un document d'archives.
Les délais de communicabilité sont fixés par le Code du patrimoine (articles L.213-1 et L.213-2). Les archives publiques sont communicables de plein droit, sous réserve des dispositions de l'article L.213-2 du Code du patrimoine.
Les principaux délais sont :
| 50 ans | pour les documents concernant la sûreté de l'État, la sécurité publique, les documents portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique (vie privée), les dossiers de personnel. |
|---|---|
| 75 ans | pour l'état civil (naissances et mariages), les minutes et répertoires des notaires, les dossiers des juridictions, les enquêtes de police judiciaire, l'enregistrement et les hypothèques, les listes nominatives de population. |
| 100 ans | pour les dossiers de juridictions et les enquêtes de police en matière d'agressions sexuelles et pour les documents rapportant aux mineurs ou à la sécurité des personnes. |
| 120 ans | pour les documents comportant des renseignements individuels de caractère médical : à compter de la date de naissance, |
| 25 ans | pour les documents comportant des renseignements individuels de caractère médical : après la date de décès. |