Gérez vos Archives
a. Définitions des archives
Les archives sont définies par l'article L211-1 du code du patrimoine :
Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.
ce qu'il faut retenir :
- Les documents ont le statut d'archives publiques dès leur création.
- Les archives se présentent sur des supports très différents : papiers manuscrits, dactylographiés, les dispositions, les photographies sont également des archives.
- La définition précédente ne fait pas de distinction entre information (journal officiel, revues…) qui n'est pas produite par le service et peut être détruite sans autorisation préalable.
b. Pourquoi conserver et classer les archives ?
Le maire ou le président de la collectivité est responsable légalement de la bonne conservation et de la mise en valeur des archives (art. L 212-6 et L 212-6-1 du code du patrimoine).
- Faciliter les recherches administratives : lorsque les archives sont classées et inventoriées les recherches seront simplifiées.
- Justifier les droits et obligations de la collectivité : en cas de contestation (litiges, contentieux) les preuves doivent être conservées.
- Sauvegarder le patrimoine, la mémoire de la collectivité : les archives sont conservées pour préserver le patrimoine écrit et le mettre à disposition des citoyens (information, recherche historique).
c. Les éliminations : une procédure encadrée
Les documents justifiant de la valeur probatoire et historique de la collectivité, les fonds d'archives publiques, elles sont inaliénables et imprescriptibles (art. L212-1 du code du patrimoine).
Il est strictement interdit de détruire des archives publiques sans autorisation préalable de la direction des archives départementales (article L214-3 du code du patrimoine).
La destruction illégale d'archives publiques est passible de trois ans d'emprisonnement et de 45 000€ d'amende (article L214-3 du code du patrimoine).
La destruction doit garantir la confidentialité et l'inaliénabilité des archives publiques.
Les dossiers produits dans les différents services seront à terme archivés. Adopter les bonnes pratiques dès la création des dossiers facilite les procédures d'archivage.
a. Identifier les dossiers
Bien identifier les dossiers c'est essentiel :
Pour chaque dossier il convient d'indiquer plusieurs éléments :
- L'objet : c'est-à-dire le titre du dossier, et le lieu concerné. Maison du développement. - Réhabilitation
- La typologie des documents contenusétude préalable, avant-projet sommaire
- Les dates extrêmes : c'est-à-dire la date la plus ancienne et la date la plus récente du dossier. 2010-2011
Si l'on suit notre exemple l'intitulé final du dossier sera :
Maison du développement. - Réhabilitation : étude préalable, avant-projet sommaire.
2010-2011
Afin que les dossiers soient clairement identifiés :
- Les intitulés doivent être explicite, il faut bannir les dossiers intitulés « divers » ou bien « affaires générales ».
- Les sigles doivent être développés pour qu'ils restent compréhensibles.
b. Dépolluer les dossiers
Dans l'objectif de conserver à long terme les documents il est nécessaire d'éviter d'utiliser certains éléments nuisibles.
Les trombones et les coins métalliques
Avec le temps ils s'oxydent et abiment les documents.
Exemple d'oxydation d'un trombone :
Les élastiques
Tout comme les trombones ils subissent les effets du temps, ils se collent aux documents et sèchent. Il devient difficile de les retirer ensuite.
Exemple d'un élastique ayant séché sur une chemise :
Les pochettes plastiques
Les pochettes et chemises en plastique vieillissent mal, avec le temps elles se collent au papier, conséquence l'encre des documents s'efface.
Les classeurs
Avant un versement aux archives, les documents contenus dans des classeurs ou des portes vues doivent être retirés et mis sous chemises et en boîte.
Vous donnerez une deuxième vie à vos classeurs !
c. Conditionner les dossiers
Afin d'assurer une bonne conservation des documents et dossiers produits, il est nécessaire de les conditionner dans des contenants adéquats et de ne pas laisser de documents en vrac sans dossier auquel le rattacher.
Pour le conditionnement des dossiers il est recommandé d'utiliser deux types de boîtes d'archives :
Idéales pour la plupart des dossiers courants, faciles à manipuler et à ranger.
Pour des dossiers un peu plus volumineux tout en restant maniables et économes en place.
Les boîtes de 20 cm de largeur sont à bannir, une fois remplies elles sont lourdes et occasionnent une perte d'espace dans les rayonnages d'archives.
Pour les dossiers volumineux (supérieur à 15 cm) ils devront être divisés, soit en fonction des typologies des différentes pièces du dossier soit en créant un numéro d'ordre.
Les locaux d'archives sont soumis à des contraintes techniques très strictes. Lors de la mise en place d'un nouveau local archives ou d'un déménagement des archives, la collectivité doit obligatoirement informer les Archives départementales de tous travaux de construction et d'aménagement.
Quelques normes à respecter :
- Le local doit être sain, sec, bien isolé et non inondable.
- La température doit être constante aux alentours de 18°C.
- Le taux d'humidité doit être maintenu aux alentours de 50%. L'installation d'un thermohygromètre pour réaliser un contrôle régulier et d'un déshumidificateur sont des moyens permettant d'obtenir de bonnes conditions.
- Le local ne doit être accessible qu'à un nombre limité de personne de la collectivité (archiviste, référent archive…).
- La résistance du plancher doit être vérifiée et contrôlée..
- Les rayonnages doivent être métalliques et stables.